vollbesetzte Tagung mit Reihenbestuhlung und drei Leinwänden

Michaela Görls

Organisation mit Fachkenntnis!

Mittlerweile kennt sie wohl jedes Kongresszentrum in Deutschland: Michaela Görls, Geschäftsführerin der Jenaer Kongressmanagementagentur Conventus. Mit rund 150 Mitarbeitern ist sie auch in internationalen Metropolen wie Kopenhagen und New York aktiv. Seit der Unternehmensgründung im Jahr 2000 hat Conventus bereits mehr als 1.500 nationale und internationale Kongresse, Symposien, Workshops und ausgewählte Events erfolgreich geplant, vorbereitet und realisiert.

Jena bietet für eine international agierende Kongressmanagementagentur einen relativ kleinen Markt. Wie kommt es, dass sie hier ihre Firma gegründet haben?

Michaela Görls: Es war die Verbindung zur Universität. Ich habe in Jena studiert und bis zur Firmengründung im Steigenberger Esplanade Hotel gearbeitet. Das Haus war damals noch mit sehr guten räumlichen Möglichkeiten für Kongresse bis 800 Teilnehmer ausgestattet. Als Marketing- und Veranstaltungsleiterin war ich der Kontaktpartner für die ausrichtenden Professoren.

Über Jahre der Zusammenarbeit hinweg habe ich deren Sorgen und Probleme erkannt: Beispielsweise wenig Zeit, keine oder wenig Fachkenntnis in relevanten Bereichen der Kongressorganisation wie Technik, Marketing, Übernachtungen, Catering und Finanzierung, um nur einige Aspekte herauszugreifen. Der Kunde war hervorragender Chirurg, Augenarzt oder anderes, aber natürlich nicht spezialisiert in den organisatorischen Bereichen. Abgesehen von Manpower, Soft- und Hardware, die der Tagungsleitung ebenfalls eher unzureichend zur Verfügung stand. Sich wie notwendig, im Detail und zeitgerecht, um die Organisation der Veranstaltung zu kümmern.

So entstand meinerseits die Entscheidung, genau diesen Part, der mir zudem viel Spaß gemacht hat, selbst zu übernehmen und als eigene Dienstleistung anzubieten.

Die hohe Qualität des wissenschaftlichen Programms, die Kenntnis um und die Befriedigung der Interessen potentieller Teilnehmer ist ausschlaggebend für den Erfolg.

Michaela Görls

Was macht den Mehrwehrt einer kleinen Destination für die Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen und Kongresse aus?

Görls: Jena ist für mich unverbraucht, jung und dynamisch. Die Wege sind kurz, der Erinnerungswert hoch. So erfährt der Teilnehmer in dieser generell sehr aufregenden und großen Welt viel eher Herzlichkeit und soziale Verbundenheit. Lösungen in vielerlei Hinsicht sind leichter und kostengünstiger zu erzielen.

Welche Voraussetzungen bietet Jena um eine Marke in der Kongress- und Tagungslandschaft zu sein?

Görls: Jena hat eine Volluniversität. Jena ist gut erreichbar und nicht anonym. Wir haben in der Listung lebenswerter Städte Deutschlands die Nase sehr weit vorn. Unser Name wurde und wird durch hervorragende Entwicklungen in die ganze Welt getragen. Die Vielzahl der wissenschaftlichen Institute, Firmen wie Zeiss, Jenoptik, Analytik, Intershop u.v.m. lassen mich als Firmeninhaberin und Bürgerin von Jena entspannt und interessiert in die Zukunft schauen. Die Landschaft ist wunderbar, Weimar ein Katzensprung entfernt – insofern hat die Stadt Jena allerbeste Voraussetzungen, ihre Marke in der Kongress- und Tagungslandschaft zu etablieren. Wenn auch kein großes Kongresszentrum wie in Hamburg, München oder Leipzig geschaffen wurde, so wird der Umbau des Volkshauses seinen Teil zur Markenbildung beitragen.

Wie hat sich die Tagungs- und Kongresslandschaft in den letzten 10 Jahren verändert? Und welche Zukunftstrends sehen Sie in der Branche?

Görls: Trotz allem Internet und aller technischen Visionen im Bereich der Kommunikation wird das persönliche Treffen auch künftig unverzichtbar sein. Die hohe Qualität des wissenschaftlichen Programms, die Kenntnis um und die Befriedigung der Interessen potentieller Teilnehmer ist ausschlaggebend für den Erfolg. Dies schließt sehr viele Überlegungen im Vorfeld ein. Nicht zuletzt auch die Finanzierung. Im Zuge von Effizienz und einhergehender Personaleinsparungen geht es in allen Bereichen unserer Wirtschaft und Wissenschaft um Spezialisierungen. Dies trifft sowohl die Verantwortlichen von wissenschaftlichen Veranstaltungen wie resultierend die Art der Veranstaltungen. Es trifft jedoch auch uns als Organisator.

War es vor vielen Jahren eher begleitende, organisatorisch unterstützende Tätigkeit, sind wir heute Analysten, Visionäre, Finanzierungsberater, Marketingspezialisten und sind stark im Fach selbst involviert. Wir müssen aktuell brisante Themen und Redner national wie international kennen, wir sehen uns als Verantwortliche für den Erfolg eines Kongresses. Dies erfordert ein ganz neues Selbstverständnis – für uns und unsere Tagungsleitungen.

Welche weiteren Potentiale besitzt die Jenaer Kongresslandschaft?

Görls: Jena hat seine Möglichkeiten lange nicht ausgeschöpft. Jede Wissenschaft ist orientiert, sich dem Fachpublikum, der Politik und Öffentlichkeit zu präsentieren, um auch künftig Mittel und Möglichkeiten zu schaffen, weiter zu arbeiten und zu forschen. Der wissenschaftliche Austausch in Form von Veranstaltungen ist hierfür prädestiniert.

Während und insbesondere nach dem Kongress beginnt die Netzwerkarbeit, dafür braucht es vor allem Orte zum Wohlfühlen. Bars, Kneipen oder Kulturveranstaltungen. Wo gehen Sie selbst in Jena gern hin?

Görls: Ich habe eine recht große Familie UND eine recht große Firma. Insofern sind wir sehr viel unterwegs: Im Esplanade, im Scala, in der Wagnergasse, im Restaurant Bauersfeld, im Paradies